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문서작성 일반사항

 

 

 

Ⅰ.

문서작성 일반사항

 

 

문서란? ▶ 글이나 기호 따위로 일정한 의사나 관념 또는 사상을 나타낸 것. ▶ 명확한 의사소통이 필요한 상황에서 체계적으로 기록하고 정리 것. "공문서"란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서 (도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다.)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

 

 

 

▢ 사무관리규정 목적

사무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 기하여 행정의 능률을 높임

 

▢ 사무관리의 원칙

행정기관의 사무는 용이성ㆍ정확성ㆍ신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

 

▢ 문서는 「국어기본법」 작성

제11조에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

 

▢ 문서 작성시 유의 사항

▶ 정확성

6하원칙, 애매모호한 표현, 과장된 표현 자제

 

▶ 신속성

이해가 빠르게, 문장을 짧게 끈어서 개조식, 결론을 쓰고 이유 설명 나열

 

▶ 용이성

쉬운글, 읽기 쉽고, 알기 쉬운말, 받는 사람의 이해력, 독해력을 고려

 

▶ 경제성

반복업무는 기안문 활용, 용지규격, 지질 표준, 서식통일, 문자를 부호화 활용

 

▶관련된 문제 파악 관계규정, 과거 행정 선례를 숙지

▶목적과 필요성 파악(자료수집, 분석, 회의, 의견청취)

▶초안 작성(논리의 일관성, 부작용 등 검토)

▶기안자 (책임의식, 수신자 입장 고려)

 

   

 

 

Ⅱ.

공문서 표기 방법

 

 

1. 용지의 규격

규격 : 기본규격 가로210mm, 세로297mm(Ａ4용지)

용지 : 흰색

 

2. 용지의 여백

↑

3cm

위로부터 3cm

↓

왼쪽으로부터 2cm

문서의 여 백

2cm

1.5cm

오른쪽으로부터 1.5cm

←→

←→

아래로부터 1.5cm

※ 문서의 편철위치나 용도에 따라

↑

각 여백을 달리 할 수 있다.

↓

1.5cm

 

 

 

3. 문서작성의 일반원칙

 

▢ 글자

문서는 어문 규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 씀.

▶ 한글로 작성하는 것이 원칙임

▶ 한자나 외국문자: 괄호 안에 처리함 [한국과학기술원(KAIST)]

▶ 글자의 색채 : 검은색 또는 푸른색.

* 도표의 작성이나 수정․주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 다른 색 사용가능.

틀린 표기	옳은 표기
▪ Q＆A	▪ 질의응답 / 묻고 답하기
▪ OECD에 가입	▪ 경제협력개발기구(OECD)에 가입
▪ 適格審査	▪ 적격 심사(適格審査)
▪ G20 정상회의	▪ 세계20개국금융정상회의(G20)
▪ D/B 구축	▪ 기반 자료(D/B) 구축

 

 

 

▢ 숫자

숫자 : 아라비아 숫자.

문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 영 제10조제2항의 규정에 의하여 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금 113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

 

▢ 날짜

날짜 : 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시

문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고

그 자리에 온점을 찍어 표시하며,

시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되,

시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다.

다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

연월일 설 명 틀린 표기 옳은 표기 ▪ 연월일은 아라비아 숫자로 표기하는 것이 원칙임 2013. 06. 30(일) 2013. 6. 30.(일) ▪ ‘일’ 다음에는 반드시 온점(.)을 찍음 2013. 6. 30 2013. 6. 30. ▪ 연도 표기에는 반점(,)을 사용하지 않음 2,013년 2013년 ▪ 아라비아 숫자의 일부를 생략하지 않음 ’13년 2013년 ▪ 십 미만의 월, 일에 0을 넣지 안음 2013. 05. 06. 2013. 5. 6. ▪ 연도 일부를 생략하지 않음 월 다음 온점 ’13. 5월중 2013. 5. 중           기간 1. 기간은 물결표(~)로 함. ☞ 2013. 4. 15.(월)~2013. 4. 18.(목) 2. 물결표 대신에 ‘부터’와 ‘까지’를 사용할 수 있음. ☞ 2013. 4. 15.부터2013. 4. 18.까지 틀린 표기 옳은 표기 ▪ 2013. 04. 15.~2013. 04. 18. ▪ 2013. 4. 15.~2013. 4. 18. ▪ 2013. 4. 15.~2013. 4. 18.까지 ▪ 2013. 4. 15.~2013. 4. 18. ▪ 2013. 4. 15.부터 2013. 4. 18. 까지 ▪ 2013. 4. 15.부터2013. 4. 18.까지 ▪ 2013. 4. 15.부터 ~ 2013. 4. 18.까지 ▪ 2013. 4. 15.~2013. 4. 18. ▪ ’13.4.15.~ 2013.18. ▪ 2013. 4. 15.~4. 18. ▪ ’13.4.월~’13.5월 ▪ 2013. 4.~2013. 5. 3. 연도가 겹치면 뒤에서 생략할 수 있음. ☞ 2013. 4. 15.~4. 18.      시간 1. 기간은 24 시각제에 따라 아라비아 숫자로 표기함. ☞ 09:00 2. 십 미만의 시, 분, 초의 표기 시에는 0을 넣음 ☞ 13:09 3. 분 없이 시만 표기할 때는 숫자 다음에 ‘시’를 씀 ☞ 13시 4. 시와 분의 경계는 쌍점(:)으로 표시하며, 쌍점 양쪽을 띄우지 않음. 5. 정밀하게 나타내고자 할 적에는 다음과 같이 표기할 수 있음 ☞ 2시(간) 13분 25초 → 02:13’:25” ☞ 2시(간) 25초 → 02:00’:25’’ 틀린 표기 옳은 표기 ▪ 오전 9시 ▪ 09:00 ▪ 오후 13:00시 ▪ 13:00 ▪ 13 ▪ 13시 ▪ 13 : 20 ▪ 13:20

 

 

 

▢ 기관명•직명

1. 줄여서 쓰지 않음. ☞ 서울시 (X)

2. 띄어 쓰지 않음. ☞ 국립 국어원 (X)

3. 기관의 장(長)을 넣어 말이 되면 띄어 쓰지 않음.

틀린 표기	옳은 표기
▪ 서울시	▪ 서울특별시
▪ 국립 국어원	▪ 국립국어원
▪ 국립공원관리공단이사장	▪ 국립공원관리공단 이사장
▪ 안행부 장관	▪ 안전행정부장관
▪ 안행부 차관	▪ 안전행정부 차관
▪ 축협	▪ 축산업협동조합/대한축구협회

 

 

 

▢ 주소

1. 시/도+시/군/구+읍/면+도로명+건물 번호+상세 주소(참고 항목)

※ 상세 주소: 동/층/호 ※ 참고 항목=(법정동, 공동 주택명)

2. 공동 주택 표기는 다음과 같이 함.

☞ 서울특별시 강남구 학동로87길 9, 7동 1505호(청담동, 진흥아파트)

3. 주택, 상가 표기는 다음과 같이 함.

☞ 서울특별시 서초구 반포대로23길 6

4. 행정 단위명이나 구역명을 줄여 써서는 안 됨. ☞ 서울시/서울 (X)

틀린 표기	옳은 표기
서울시 강남구 학동로 87길9, 7동 1505호 (청담동, 진흥아파트)	서울특별시 강남구 학동로 87길 9, 7동 1505호 (청담동, 진흥아파트)

 

 

 

▢ 단위

1. 국제단위계 표기 방식에 따름.

2. 단위 표시 시 정해진 모양을 바꾸어서는 안 됨.

- 활자체는 물론 소문자, 대문자까지도 변형하지 말고 그대로 써야 함.

- 단위 기호 뒤에 마침표 등 다른 기호나 다른 문자를 첨가해서는 안 됨.

☞ kg (○) → Kg (X)

☞ 5 s (○) → 5 sec/5 sec/5secs (X)

3. 양의 기호는 이탤릭체(사체)로 쓰며,

단위 기호는 로마체(직립체)로 씀,

일반적으로 단위 기호는 소문자로 표기하지만(섭씨도는 예외),

단위의 명칭이 사람의 이름에서 유래하였으면 그 기호의 첫 글자는 대문자임.

☞ A(암페어) Hz(헤르츠) N(뉴턴) Pa(파스칼) J(즐) W(와트) C(쿨롬) V(볼트)

☞ ℃(섭씨도)

4. 띄어쓰기를 준수해야 함.

- 어떤 양을 수치와 단위 기호로 나타낼 때 그 사이를 한 칸 띄어야 함.

☞ 35 mm 35 ℃ 25 % (○) → 35mm 35℃ 25% (X)

- 도, 분, 초에 한해 그 기호와 수치 사이는 띄지 않음.

- 약어를 단위로 사용하지 않음.

☞ 초: sec (X) → s (○) / 시간: hr (X) → h (○)

- 접두어 기호와 단위 기호는 붙여 쓰되, 접두어 기호는 소문자로 씀.

☞ 밀리미터:mL 센치미터: cm 킬로미터: km

- 범위로 표현되는 수치에는 단위를 각각 붙임

☞ 10~20% (X) →10 % ~ 20 % (○)

☞ 10±2℃ (X) → 10 ℃ ± 2 ℃ (○) / (10 ± 2) ℃ (○)

- 양의 기호는 이탤릭체(기울임체)로 씀.

☞ 면적: A (○) 온도: T (○) 시간: t (○)

틀린 표기	옳은 표기
▪ KG	▪ ㎏
▪ 5 퍼센트/5%/5percent	▪ 5 %
▪ 1근	▪ 600 g
▪ 1평	▪ 3.305785 ㎡
▪ 1자	▪ 30.303 ㎝
▪ 1인치	▪ 2.54 ㎝

 

 

 

▢ 제목

제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고,

내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되,

회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니 된다.

 

▢ 문서의 수정

1. 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우

원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어삭제 또는 수정하고 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인

* 예시)

정정 ==== 박수정 삭제

 

 

2. 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정하는 경우

문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인

* 예시)

정정 ==== 삭제

2자정정 박수정

 

3. 시행문을 정정한 경우

문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인으로 날인

ㅇ 기안문 3자 수정(서명 또는 날인)

ㅇ 시행문 3자 수정(관인으로 날인)

4. 전자문서일 경우

ㅇ 수정한 내용대로 재작성하여 시행하되,

ㅇ 수정전의 문서는 기안자, 검토자, 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고

인정하는 경우에는 이를 보존하여야함.

 

▢ 항목구분

1. 문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분하여 작성하고자 할 때

문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다.

다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

구 분	항 목 부 호
▪ 첫째항목	▪ 1., 2., 3., 4 ..............
▪ 둘째항목	▪ 가., 나., 다., 라., ........
▪ 셋째항목	▪ 1), 2), 3), 4) ..............
▪ 넷째항목	▪ 가), 나), 다), 라) ........
▪ 다섯째항목	▪ (1), (2), (3), (4) ........
▪ 여섯째항목	▪ (가), (나), (다), (라) ...
▪ 일곱째항목	▪ ①, ②, ③, ④ ..............
▪ 여덟째항목	▪ ㉮, ㉯, ㉰, ㉱ ..............
▪ 특수기호	▪ □, ○, -, ㆍ

 

 

 

<예시> 수신×성동구청장 제목×문서작성요령 1.*첫째 항목 ○○○○○○○○○○○ ×가.*둘째 항목 ○○○○○○○○○○○ ××1)*셋째 항목 ○○○○○○○○○○○ ×××가)*넷째 항목 ○○○○○○○○○○○ ××××(1)*다섯째 항목 ○○○○○○○○○○○ ×××××(가)*여섯째 항목 ○○○○○○○○○○○ ※ ×표시는 한글 1자(2타), *표시는 숫자 1자(1타)를 띄움.

 

 

 

2. 각 항목의 표시위치 및 띄우기

ㅇ 첫째 항목 부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작.

ㅇ 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 1자(2타)씩 오른쪽에서 시작.

ㅇ 항목부호와 그 항목의 내용사이에는 1타를 띄움.

 

3. 하나의 본문 아래 항목 구분

수신×○○○장관(ㅇㅇㅇ과장) (경유) 제목×문서관리교육 실시 ×××문서관리교육을 다음과 같이 실시하오니 참석하여 주시기바랍니다. ×××1.*일시 : ○○○○○ ×××2.*장소 : ○○○○○ ×××3.*참석대상 : ○○○○○.×끝.

 

 

 

 

▢ 붙임문서

문서에 서식ㆍ금전ㆍ유가증권ㆍ참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지이상인 때에는 제10조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다.

 

▢ 로고ㆍ마크표시

기안문 및 시행문에는 가능한 한 행정기관의 로고ㆍ상징ㆍ마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

 

▢ 문서의 “끝”표시

1. 본문이 끝났을 경우 : 1자(2타) 띄우고 “끝”자를 씀.

* 예시) ---- 주시기 바랍니다.×끝.

2. 첨부물이 있는 경우 첨부 표시를 한 다음에 1자(2타) 띄우고 “끝”자를 씀

* 예시) 첨 부 : 서식승인 목록 1부.×끝.

3. 본문 또는 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우

ㅇ 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝”자를 표시

* 예 시) 첨 부 -------------------------------- 1부.

×끝.

4. 연명부 등의 서식을 작성하는 경우

ㅇ 기재사항이 서식의 중간에서 끝나는 경우

- 기재사항의 마지막 다음 줄에 “이하빈칸”이라고 표시

응시번호	성 명	생년월일	주 소
10	김길동
33	홍기용
이 하 빈 칸

 

 

ㅇ 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우

- 서식의 칸밖 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝”자를 표시

응시번호	성 명	생년월일	주 소
10	김길동
33	홍기용

 

 

×끝.

 

▢ 문서의 면표시

1. 문건별 면 표시는 중앙하단에, 문서철 단위 면 표시는 우측하단에 표기

2. 양면 기재된 문서는 양면에 모두 표시

3. 기록물철의 면 표시는 편철순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호로 부여하되,

표지와 색인목록은 제외하고 본문(붙임포함)부터 면표시 시작

4. 동일 기록물철을 2권 이상으로 나누어 편철시 2권 이하의 철단위 면표시는 전권의

마지막 쪽수 다음부터 시작. 이 경우에도 표지와 색인목록은 면표시 제외

5. 기록물 철단위 면표시는 최초에는 연필로 했다가 기록물 정리가 끝나면 비로소

잉크 또는 넘버링기기로 확정 표시

 

▢ 첨부물의 표시

1. 본문이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시.

2. 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시.

* 예시)

(본문) ---------------------- 하시기 바랍니다. 첨부×1.*○○○계획서 1부. 2.*○○○서류 1부.×끝.