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USB 메모리나 외장형 이동디스크를 많이 가지다 보니 PC와의 데이터 동기화(Sync)에 대한 고민이 불거지기 시작했다.
PC에 저장된 데이터와 이동식 저장장치(USB 메모리, 이동식 하드디스크 등)데이터를 동기화 시키고 싶은 경우가 많다.
예를들면, 최근 연말 모임 등으로 대학 동기 주소록이 업데이트 되었다. 내가 가지고 다니는 USB 메모리에도 대학 동기 주소록이 있다. 문제는 PC에서나 USB 메모리에 주소록의 수정이 가해질 경우 이를 수정이 되지 않은 다른 디바이스에 데이터에 반영을 시켜야 하는 문제가 발생한다.
이런 경우를 해결하기 위해 여러가지 PC용 동기화 제품들이 나와 있다. 그러나 우리가 사용하는 Windows XP에도 그런 기능이 있다면, 관심 가질만 하지 않을까?
그 기능은 바로 '서류 가방'이다.
마우스 오른쪽 버튼을 누르면 서류 가방이라는 메뉴가 보인다.
이 서류 가방을 통해 PC와 이동식 저장장치 사이의 데이터(정확하게는 특정 폴더 내의 파일)을 동기화할 수 있다.
자, 그럼, 지금부터 따라해 보자.
1. 우선 이동식 저장장치에 동기화 시킬 서류 가방을 만들어 보자.
위 그림처럼 이동식 저장장치에 접근하여 원하는 곳에 서류 가방을 만든다.
2. PC에 있는 동기화 시켜야할 디렉토리를 이곳 이동식 저장장치의 서류 가방으로 복사를 한다.
이 과정은 PC상의 원하는 폴더를 이동식 저장장치와 동기화 시키는 과정이다. (빈 폴더는 동기화되지 않으니 주의하자)
3. 이렇게 하면 PC에 있는 공유 폴더 및 파일이 이동식 저장장치의 서류 가방 폴더로 복사 된다. 모두 복사가 끝나고 서류 가방 폴더를 최초 접근하면 다음과 같은 창을 만나게 된다.
4. 이제 복사가 끝났으면 지금부터 PC의 특정 폴더와 이동식 저장장치는 동기화가 이루어 지게 된다. 만일 이동식 저장장치에 새로운 파일이 생성되었다면 이를 어떻게 동기화 시키는지 보자.
우선 이동식 저장장치에 있는 서류 가방 아이콘에 마우스를 가져가서 오른쪽 버튼을 눌러보자.
모두 업데이트라는 메뉴가 보이는데, 여기서 이 매뉴를 선택하여 동기화를 시킨다. 그러면 새로이 생성된 파일을 PC의 디렉토리에도 동기화 시킬 것인지를 묻는다.
'업데이트'버튼을 누르면 동기화된다. 그러면 위 그림에서도 보듯이 이동식 저장장치에 있던 '프로젝트 관리-맥킨지' 파일이 PC의 디렉토리로 저장이 된다. 즉, 이동식 저장장치와 PC가 동기화가 이루어 지는 것이다. 그 반대로도 가능하다.
PC에 파일을 저장하면(동기화 폴더) 자동으로 이를 이동식 저장장치에도 복사가 된다.
우리가 사용하는 Windows XP에 이런 기능이 있는지 잘 몰랐을 것이다.
서류 가방 기능은 USB 메모리 스틱이나 이동식 하드디스크를 사용할 때 아주 유용하다. 비즈니스맨의 경우 견적서 파일이나 제안서 파일 등을 관리할때 사용하는 PC 따로, 노트북이나 타인의 PC를 사용할때 데이터의 동기화에 대한 곤란함을 잘 알 것이다. 간단한 기능이지만 효과는 아주 만족스럽다. 
쉽게 이야기 하면
1. USB 드라이브에서 오른쪽마우스 클릭 -> 새로만들기 -> 서류가방
2. 원본컴에서 원하는 자료(파일 또는 폴더)를 "새 서류 가방" 폴더(이름 변경도 가능)에 저장(저장시 하드의 원본위치를 기억)
3. 다른곳에서 USB의 내용을 변경(파일 작업) 하고 저장해서 원본이 있는 컴에서 "새 서류 가방" 폴더선택 후 오른쪽마우스 클릭 -> 모두업데이트 선택
4. 변경내용을 찾아내고 작업자가 선택하여 원본을 교체할 수 있도록 함
불필요한 파일의 복사이동이 필요없고 원본 수정시 바로 USB에서 업데이트하면 자료가 저장되니
필요한 자료를 바로 동기화할 수 있음
잘 활용하면 시간과 노력을 줄일 수 있음